Een kwaliteitsvolle dienstverlening naar onze cliënten toe wint steeds meer aan belang. Er worden hierover, terecht, steeds meer garanties gevraagd. Naast de eisen van de Hoge Raad voor de Economische Beroepen, onze toezichthouder, is ook in het kader van de verzekerbaarheid van de beroepsaansprakelijkheid een zekere garantie over de uitvoering van de activiteiten voor de cliënten van groot belang.
Daarenboven sturen ook de internationale tendenzen in de accountancyomgeving ons in deze richting. Zo verhoogt de Internationale Federatie van Accountants (IFAC) – waar ook het IAB lid van is – wereldwijd de druk op haar leden om te voldoen aan de regels die door de Federatie werden opgesteld. Het “IFAC Member Body Compliance Program” streeft naar een ondersteuning van de verdere kwaliteitsvolle ontwikkeling van het accountancyberoep over heel de wereld. Ook onafhankelijke internationale instanties, zoals de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB), vaardigen normen uit omtrent methodologie en deontologie. Bovendien voerden de betrokken instellingen in onze buurlanden reeds een aantal jaren geleden succesvol een kwaliteitsprogramma voor hun leden in.
Het is dus de taak van het IAB om de kantoren te begeleiden in deze nieuwe uitdaging. Hiertoe werd door het Instituut een “Handleiding voor de organisatie van de kantoren en procedures” opgesteld, op maat van de kleine en middelgrote kantoren. Deze handleiding kan door de leden worden gebruikt en eventueel aangepast aan de noden van het eigen kantoor. Het is de bedoeling om hieruit voldoende informatie en inspiratie te putten om desgewenst een op maat gemaakte kwaliteitshandleiding voor het kantoor op te stellen. Alle medewerkers kunnen op die manier beschikken over een standaarddocumentatie omtrent de werking en de procedures van het kantoor.
In deze handleiding wordt eerst en vooral, gezien de complexiteit ervan, nogmaals het regelgevend kader voor onze beroepen geschetst. Daarna worden de verschillende diensten opgelijst die de kantoren aan de cliënten verlenen. Deze sectie geeft aan de kantoormedewerkers een duidelijk overzicht van wat kan en wat niet kan, maar kan ook de aanzet zijn voor een kantoor om de huidige dienstverlening eventueel uit te breiden. In een derde deel van de handleiding wordt dieper ingegaan op de organisatie van het kantoor zelf. In dit deel werd getracht om zo volledig mogelijk een aantal regels en richtlijnen uit te schrijven, o.a. voor de opvolging van de voor de cliënt uit te voeren taken, de permanente kwaliteitsbewaking binnen het kantoor, het beheer van de documentatie, de organisatie en opvolging van de facturatie of de procedures voor handtekeningsbevoegdheid. In een laatste deel wordt het beheer van de cliëntendossiers behandeld. Hiervan maken de procedures voor de aanvaarding van cliënten, de planning van de verschillende activiteiten voor de cliënten en het beheer van de termijnen vanzelfsprekend een belangrijk aspect uit.
Deze handleiding zal enkel in een elektronische versie op de website bestaan. Het gaat hier namelijk over een “levend” document dat systematisch zal worden aangepast. Ook werden bijzonder veel linken aangebracht in de teksten die de gebruiker onmiddellijk naar de achterliggende informatiebronnen brengt.